Assim como nas finanças pessoais, para as empresas, ter organização financeira é fundamental.
É a melhor forma de garantir sua sobrevivência e expansão dos negócios, além de preparar o empreendedor para situações de emergência.
Vamos mostrar neste artigo tudo o que você precisa saber sobre organização financeira empresarial e dicas para manter as finanças sempre no verde. Confira!
O que pode causar a desorganização financeira de uma empresa?
Entre as inúmeras dicas existentes sobre abrir uma empresa, a principal delas é a de que todo empreendedor precisa fazer um planejamento financeiro consistente para ajudá-lo nos diversos investimentos que devem ser feitos e manter o novo negócio de pé.
Em meio a isso, a inexperiência de mercado, a pressa de abrir a empresa pela necessidade, a informalidade e os riscos encontrados pelo caminho são os principais obstáculos enfrentados pelo empreendedor ainda no primeiro ano de operações e, consequentemente, acabam atingindo diretamente as finanças da empresa.
Felizmente, com a organização financeira empresarial, os problemas citados acima podem ser resolvidos em tempo hábil ou até mesmo evitados. Mas para que essa organização funcione, o gestor deve ter interesse em aprender as diferenças entre investimentos, gastos, despesas da empresa, por exemplo, e acompanhar com rigor cada movimentação financeira realizada para evitar surpresas desagradáveis.
Dicas para construção de uma boa organização financeira empresarial?
Planejamento
Essa é a etapa onde serão feitos estudos minuciosos sobre as entradas futuras de caixa da empresa. Isso vai ajudar o empreendedor a se preparar com antecedência quanto às obrigações financeiras que eventualmente irão surgir, como pagamentos em datas pré-estabelecidas.
Vale lembrar que o dinheiro contido no caixa da empresa deve ser utilizado para quitação de dívidas e novos investimentos, evitando assim o acúmulo de novas dívidas oriundas de empréstimos, impactando diretamente nas finanças.
Controle
A inadimplência é um gatilho enorme para o descontrole financeiro. Para que isso não seja uma constante na sua empresa e gere impacto negativo na praça, registre todas as movimentações financeiras (entrada, saída, empréstimos, investimentos, entre outros) e evite maiores prejuízos.
Análise
A união do planejamento e controle das finanças facilita bastante o trabalho de análise quanto aos próximos passos idealizados para a companhia, como expansão e novos investimentos, bem como o diagnóstico concreto do momento atual dos negócios.
Após entender a importância de uma organização financeira empresarial bem feita, veja abaixo 7 dicas para manter a saúde financeira em dia.
7 passos para manter o financeiro da empresa saudável
Tenha um fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um passo importante rumo à organização financeira empresarial. Com ele, o gestor vai acompanhar com maior detalhe todas as movimentações da empresa sem impactar o capital de giro.
No fluxo de caixa devem conter os recebimentos (entradas de dinheiro), pagamentos (saída e outras despesas) e previstos (todos os pagamentos e contas a receber programados no calendário da empresa).
A dica é manter todas estas informações salvas em um lugar seguro e de fácil compreensão para consultá-los em algum momento oportuno.
Organize os custos, despesas e receitas
Um fluxo de caixa saudável precisa ter a diferenciação correta entre os custos, despesas e receitas geradas pela empresa. Vejamos abaixo cada uma delas:
- Custos: são todos os gastos relativos à fabricação de algum produto comercializado pela empresa. (ex: matéria-prima, mão de obra, equipamentos utilizados e sua manutenção).
- Despesas: são os gastos referentes à administração de um negócio, ou seja, são importantes para manter suas operações. Podem estar ou não relacionadas ao produto final. (ex: aluguel do espaço onde funciona a empresa, impostos e materiais de escritórios).
- Receitas: é todo o dinheiro que entra na empresa oriundo da venda de produtos, serviços ou via investimentos e pagamentos atrasados.
Além disso, tanto os custos como as despesas podem ser classificadas como fixas (não sofrem alteração de acordo com o volume de mercadoria fabricado e vendido) e variáveis (os valores são alterados mediante a demanda produzida).
Capacite os colaboradores
Novas técnicas e ferramentas surgem a todo o momento e as empresas devem estar sempre atentas a estas mudanças. Forneça ao seu time de colaboradores treinamentos frequentes para que estejam atualizados com as novidades no mercado e aprendam novas metodologias que facilitem o trabalho diário.
Tenha um inventário patrimonial
O inventário patrimonial elenca todos os bens pertencentes à empresa e suas características técnicas, como marca, modelo, local, estado de conservação, entre outras informações. Podem ser incluídos no inventário todos os ativos imobilizados da empresa, como maquinário, veículos e demais equipamentos.
Estas informações são bastante úteis no processo de organização financeira empresarial pois o inventário vai ajudar o gestor a catalogar todos os itens de forma correta e manter o cadastro atualizado. Além disso, o documento também pode ser utilizado em eventuais consultas para corrigir erros de lançamento contábil e seu valor contábil individual.
Determine prazos para pagamento e recebimento
O prazo de pagamento refere-se ao tempo médio entre a compra e o pagamento de um fornecedor. A definição desse período é, geralmente, contada em dias. Já o prazo para recebimento é o tempo estabelecido entre a venda do produto/serviço e o recebimento do dinheiro.
Para não haver maiores problemas quanto aos prazos estabelecidos, recomenda-se que o prazo médio de recebimento seja menor do que o de pagamento, evitando que o caixa da empresa fique desfalcado.
Caso o prazo médio para recebimento seja maior que o de pagamento, a empresa deve se certificar de que dispõe de um capital de giro consistente para arcar com o pagamento dos fornecedores antes de receber o dos clientes. Portanto, é importante avaliar cuidadosamente as questões acima antes de definir cada prazo.
Invista em ações de redução de custo
Reduzir custos sem prejudicar as operações também é um desejo compartilhado entre empreendedores. Nestes casos, cabe reavaliar os métodos utilizados atualmente em diversas áreas da empresa a fim de tornar o processo mais enxuto e reduzir desperdícios.
E lembre-se: Conta PF e Conta PJ são diferentes!
Pode parecer óbvio, mas acredite, isso ainda acontece bastante! Todo bom empreendedor deve ter uma conta bancária somente para uso dos negócios para maior controle das entradas e saídas, gastos e demais despesas referentes à empresa.
Existem ainda aqueles que consideram o dinheiro da empresa como seu próprio salário, o que é extremamente perigoso para a saúde financeira da empresa. Ao fazer isso, o empreendedor pode perder o controle das suas contas pessoais, pois acaba fazendo uso do dinheiro da empresa para quitá-las, além de impactar negativamente no capital de giro do seu negócio.
Manter a organização financeira da empresa em dia é ponto chave para ter um negócio saudável e sólido e um futuro promissor. Com as dicas acima, certamente você, empreendedor, irá conseguir estruturar suas finanças sem dificuldades sem impactar diretamente no seu capital giro e em suas finanças pessoais.
E já que estamos falando de organização financeira, um dos maiores obstáculos encontrados pelos empreendedores em início de carreira é a falta de recursos seja para abrir a empresa ou expandi-la. Entre as dificuldades relatadas estão a burocracia e alta taxa de juros cobradas pelas instituições financeiras.
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