Abrir um negócio no Brasil envolve mais do que apenas uma boa ideia e vontade de empreender. Formalizar seu negócio é um passo fundamental para garantir segurança jurídica, acesso a crédito e maior credibilidade no mercado.
Apesar do crescimento do mercado de trabalho em 2024, a informalidade ainda é um grande desafio no Brasil. De acordo com dados recentes do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 39,1 milhões de brasileiros trabalhavam sem registro formal no terceiro trimestre do último ano (2024), representando 39% da força de trabalho do país.
Felizmente, o Brasil conta com diferentes modalidades de registro empresarial, como o Microempreendedor Individual (MEI) e a Microempresa (ME), que oferecem vantagens tributárias e simplificação burocrática para pequenos negócios.
Neste artigo, vamos explicar como formalizar seu negócio de maneira simples e eficiente, abordando desde as opções disponíveis até os documentos necessários, custos envolvidos e os primeiros passos após a regularização. Continue a leitura e confira!
Por que formalizar o seu negócio é importante?
Muitos empreendedores começam de maneira informal, sem um CNPJ ou registro oficial, mas essa escolha pode trazer riscos como multas, dificuldade em obter financiamentos e até mesmo impedimentos legais para o crescimento do negócio.
A formalização traz diversas vantagens que vão além da regularização legal. Entre os principais benefícios estão:
⮑ Acesso a crédito e incentivos: Empresas formalizadas podem solicitar empréstimos com juros mais baixos, participar de programas de incentivo e acessar linhas de crédito específicas para pequenos negócios.
⮑ Emissão de nota na venda de produtos/serviços: Essencial para vender para outras empresas e órgãos públicos, além de aumentar a confiança dos clientes.
⮑ Segurança jurídica: Reduz o risco de penalizações e garante que o negócio esteja operando dentro das normas.
⮑ Benefícios previdenciários: Para MEIs, por exemplo, há acesso à aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade.
Além disso, a formalização permite que o negócio cresça de forma estruturada, abrindo portas para parcerias estratégicas e participação no mercado de maneira competitiva.
5 aspectos legais para considerar na hora de formalizar seu negócio
1. Escolha o tipo de empresa mais adequado
Antes de formalizar um negócio, é essencial definir a estrutura jurídica mais adequada ao seu modelo de atuação. No Brasil, as principais opções são:
⮑ Microempreendedor Individual (MEI): Ideal para negócios individuais com faturamento de até R$ 81 mil por ano e no máximo um funcionário. Possui tributação simplificada e acesso a benefícios previdenciários.
⮑ Microempresa (ME): Para negócios com faturamento de até R$ 360 mil anuais. Permite contratar mais funcionários e optar por diferentes regimes tributários.
⮑ Empresa de Pequeno Porte (EPP): Para faturamentos entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões ao ano, com mais possibilidades de crescimento.
⮑ Sociedade Limitada Unipessoal (SLU): Permite que um único empreendedor tenha uma empresa limitada, sem precisar de sócios e sem expor seu patrimônio pessoal.
A escolha correta impacta diretamente na tributação, na burocracia envolvida e nas possibilidades de crescimento do negócio.
2. Obtenha o CNPJ e registre sua empresa
Para que um negócio seja reconhecido legalmente, é necessário obter um Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), que funciona como o “CPF” da empresa. O processo pode ser feito gratuitamente pelo site da Receita Federal.
Além do CNPJ, dependendo do tipo de empresa, pode ser necessário realizar registros adicionais:
⮑ MEI: A inscrição pode ser feita diretamente pelo Portal do Empreendedor.
⮑ Outras empresas (ME, EPP, SLU): O registro deve ser feito na Junta Comercial do estado, com a elaboração do Contrato Social, documento que define as regras da empresa.
Após o CNPJ ativo, o empreendedor pode abrir conta bancária empresarial, emitir notas e ter acesso a crédito para o negócio.
3. Regularize a empresa junto à prefeitura e outros órgãos
Após obter o CNPJ, é necessário verificar quais registros e autorizações a empresa precisa para operar legalmente. Dependendo da atividade e da localização, algumas exigências podem variar. Os principais passos incluem:
⮑ Inscrição Municipal e Alvará de Funcionamento: Emitidos pela prefeitura, esses documentos autorizam a empresa a operar no endereço escolhido. Negócios físicos, como lojas e restaurantes, devem verificar se o local está dentro das normas urbanísticas da cidade.
⮑ Inscrição Estadual: Necessária para empresas que comercializam produtos, pois permite a emissão de notas fiscais e o recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). O registro pode ser feito na Secretaria da Fazenda do Estado.
⮑ Licenças específicas: Alguns setores exigem autorizações adicionais, como:
➡️ Vigilância sanitária (alimentação, estética, farmácias).
➡️ Corpo de bombeiros (bares, academias, eventos).
➡️ Meio ambiente (indústrias, postos de gasolina, transportes).
Empresas que funcionam exclusivamente online geralmente precisam apenas do CNPJ, inscrição municipal e alvará de funcionamento, mas é importante consultar a legislação local.
4. Escolha o regime tributário correto
A tributação é um dos pontos mais importantes na formalização de um negócio. Escolher o regime tributário adequado pode reduzir custos e evitar problemas fiscais no futuro. No Brasil, os três principais regimes são:
⮑ Simples nacional: Voltado para pequenas empresas com faturamento de até R$ 4,8 milhões por ano. Unifica o pagamento de impostos em uma única guia mensal, facilitando a gestão financeira.
⮑ Lucro presumido: Indicado para empresas com faturamento de até R$ 78 milhões por ano. Os impostos são calculados com base em uma margem de lucro estimada pelo governo, podendo ser vantajoso para algumas atividades.
⮑ Lucro real: Obrigatório para grandes empresas e aquelas com faturamento acima de R$ 78 milhões anuais. Nesse regime, os impostos são calculados sobre o lucro real do negócio, exigindo um controle financeiro mais rigoroso.
Empresas de pequeno porte geralmente se beneficiam do Simples Nacional, devido à menor carga tributária e facilidade no pagamento dos impostos. No entanto, a escolha do regime ideal depende do tipo de atividade e da margem de lucro do negócio.
Para evitar equívocos, é recomendável consultar um contador, que pode ajudar a escolher a melhor opção tributária e garantir que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas corretamente.
5. Mantenha as obrigações fiscais e trabalhistas em dia
Com o negócio devidamente formalizado é fundamental cumprir as obrigações fiscais e trabalhistas para evitar multas e problemas legais.
Entre as principais exigências estão:
⮑ Pagamento de impostos: Empresas optantes pelo Simples Nacional devem gerar a guia do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) mensalmente. Outras categorias precisam recolher tributos conforme o regime tributário escolhido.
⮑ Emissão de notas fiscais: Obrigatória para a maioria das transações comerciais, seja para venda de produtos ou prestação de serviços. Empresas devem se cadastrar na prefeitura (para notas de serviço) ou na Secretaria da Fazenda do estado (para notas de mercadorias).
⮑ Obrigações trabalhistas: Caso o negócio tenha funcionários, é necessário cumprir exigências como:
➡️ Registro na Carteira de Trabalho (CTPS).
➡️ Pagamento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).
➡️ Cumprimento da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), garantindo direitos como férias e 13º salário.
➡️ Declarações anuais: Empresas devem enviar documentos como a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI) para MEIs e a EFD-Reinf para outras categorias.
Manter essas obrigações em dia evita penalizações e garante o funcionamento regular da empresa. Para isso, contar com um contador ou sistema de gestão financeira pode facilitar a organização e evitar erros.
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A formalização é um passo essencial para quem deseja empreender com segurança e crescer de forma estruturada.
Se você ainda tem dúvidas sobre como formalizar seu negócio, o Sebrae pode te ajudar!
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