Gerir um MEI (Microempreendedor Individual) sem as ferramentas certas é um desafio: sem controle, é fácil errar o estoque, esquecer de cobrar um cliente, atrasar notas fiscais ou perder a noção do fluxo de caixa. A boa notícia é que existem sistemas de gestão gratuitos para MEI e opções pagas de baixo custo que reúnem vendas, estoque e finanças de forma simples.
Neste artigo você vai entender o que esperar de um sistema de gestão, que tipos de ferramenta existem, quais são os erros mais comuns na escolha e como decidir entre um sistema gratuito e um pago.
Por que um MEI precisa de um sistema de gestão
Quando você é MEI, cada real conta. Sem um sistema, é comum misturar contas pessoais com as do negócio, perder registros de venda, errar o controle do estoque ou deixar contas a receber sem acompanhamento.
Um bom sistema de gestão oferece:
- Controle de fluxo de caixa: visão clara das entradas e saídas;
- Gestão de estoque: acompanhamento de produtos e aviso quando algo está acabando;
- Emissão de notas fiscais, quando necessário, para cumprir as obrigações;
- Relatórios: números para decidir com mais segurança;
- Integração com as vendas: pedidos que já entram no controle do estoque e do financeiro.
Conhecer os próprios números é um dos passos mais importantes para o negócio dar certo. Veja também os indicadores de desempenho para MEI.
Ferramenta oficial e gratuita: Emissor Nacional de NFS-e
Se você presta serviços, a emissão da nota fiscal de serviço (NFS-e) pelo MEI é feita pelo Emissor Nacional, sistema do governo federal. Ele é gratuito e acessado com conta gov.br. O MEI é dispensado de emitir nota para consumidor pessoa física, mas precisa emitir quando o cliente é uma empresa com CNPJ. Os detalhes estão no conteúdo sobre nota fiscal do MEI. As regras de emissão são atualizadas com frequência, por isso confirme a situação do seu município e do seu tipo de atividade.
Sistemas de gestão conhecidos no mercado
Existem muitos sistemas de gestão (ERPs) voltados a pequenos negócios, alguns com versões gratuitas, outros com planos pagos de valor acessível. A lista abaixo traz alguns exemplos conhecidos e não é uma recomendação. Os recursos, os limites e os preços mudam com frequência, então confira as condições atuais no site de cada fornecedor.
- MarketUP: sistema de gestão voltado a pequenos negócios, divulgado com opção de emissão de notas e ponto de venda sem cobrança. Confira os limites do plano gratuito;
- Bling: sistema online de gestão com controle de estoque, emissão de notas, fluxo de caixa e integração com lojas virtuais e marketplaces;
- Tiny: sistema de gestão focado em vendas online e integração com lojas virtuais e marketplaces;
- Omie: sistema de gestão com uma versão voltada ao MEI e opções para empresas em crescimento.
Aproveite os períodos de teste ou os planos gratuitos para experimentar com os dados do seu negócio antes de se comprometer. Para entender melhor o que é e como funciona esse tipo de software, leia Sistema ERP: o que é e como funciona.
Como escolher o sistema certo
Defina o que você precisa
Liste as suas necessidades principais: apenas controlar o dinheiro? Controlar estoque? Emitir notas? Vender em mais de um canal? Quanto mais claro o seu objetivo, mais fácil descartar o que não serve.
Compare recursos, limites e preços
Veja se o plano gratuito limita o número de notas, de produtos, de usuários ou de lançamentos. Confira também se o preço sobe de acordo com o uso e quais serviços são cobrados à parte.
Teste antes de decidir
Use o período de teste ou o plano gratuito com situações reais do seu dia a dia. Registre algumas vendas, lance despesas e veja se o sistema é fácil de usar.
Avalie o suporte
Quando o sistema trava ou surge uma dúvida, é importante ter ajuda rápida. Verifique os canais de atendimento (chat, e-mail, telefone) e os horários disponíveis.
Confira a segurança dos dados
Leia a política de privacidade, veja como os dados são protegidos e se é possível exportar suas informações. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também vale para os dados dos seus clientes.
Sistema gratuito ou pago?
Um sistema gratuito costuma bastar se:
- você está começando e o volume de vendas é baixo;
- vende principalmente por um único canal;
- precisa apenas de controle básico de caixa e estoque;
- quer testar o uso de um sistema antes de investir.
Vale considerar um sistema pago se:
- você vende por vários canais, como loja, internet e marketplaces;
- precisa emitir muitas notas fiscais;
- mais de uma pessoa precisa usar o sistema ao mesmo tempo;
- precisa de integração com banco, loja virtual ou outros programas;
- quer suporte mais rápido e garantido.
Muitos MEI começam com um sistema gratuito e migram para um pago quando o negócio cresce, e isso é normal.
Erros comuns ao escolher um sistema
- Escolher só pelo preço: um sistema barato que não faz o que você precisa pode sair caro no tempo perdido;
- Não testar antes: experimente com dados reais;
- Esperar que o sistema resolva tudo: a ferramenta organiza, mas você precisa analisar os relatórios e agir;
- Ignorar o suporte: problemas sem resposta podem parar a operação;
- Priorizar recursos que você não vai usar: um sistema complicado demais pode acabar abandonado.
Mitos e verdades
Mito: “sistema gratuito é sempre de qualidade inferior”
Verdade: não necessariamente. Muitos sistemas gratuitos atendem bem às necessidades básicas. A diferença costuma estar nos limites de uso e no suporte.
Mito: “sistema gratuito vende meus dados”
Verdade: depende da empresa. Leia a política de privacidade e os termos de uso antes de se cadastrar.
Mito: “planilha resolve para sempre”
Verdade: a planilha é um bom começo, mas, conforme as vendas crescem, o trabalho manual aumenta o risco de erro, e um sistema com integração costuma ser mais seguro.
Boas práticas ao implantar um sistema
- Dedique tempo à configuração: cadastre categorias de produtos, clientes e contas antes de começar a usar;
- Importe dados antigos com cuidado: confira os totais antes e depois;
- Treine quem vai usar: erros de lançamento comprometem os relatórios;
- Faça cópias de segurança periódicas, mesmo quando o sistema for na nuvem;
- Use os relatórios: reserve um tempo por semana ou por mês para analisar vendas, estoque e finanças.
Como funciona a integração entre vendas, estoque e finanças
Em um sistema integrado, quando você registra uma venda, várias coisas acontecem juntas: o estoque diminui, a receita entra no financeiro, o cadastro do cliente é atualizado, os relatórios de vendas são alimentados e, se houver emissão de nota, ela pode ser gerada na sequência. Sem integração, cada etapa precisa ser feita à mão em um lugar diferente, o que aumenta o risco de erros e consome tempo. Ao avaliar um sistema, verifique se os módulos realmente conversam entre si.
Indicadores que um bom sistema deve mostrar
- Ticket médio: valor médio de cada venda;
- Margem de lucro: diferença entre o que entra e os custos;
- Giro de estoque: com que velocidade os produtos saem;
- Clientes que voltam a comprar;
- Fluxo de caixa: entradas e saídas no período;
- Produtos mais vendidos;
- Contas a receber vencidas.
Se o sistema não mostra esses dados de forma clara, ele pode não ser o ideal para apoiar suas decisões. Outras opções de tecnologia para o seu dia a dia estão no conteúdo 15 ferramentas digitais para empreendedores.
Próximos passos
Agora que você conhece os critérios, escolha um ou dois sistemas, aproveite o período de teste e veja qual se encaixa na sua rotina. Precisa de ajuda para organizar a gestão do seu MEI? Visite o Sebrae RN, ligue para 0800 570 0800 ou procure uma agência do Sebrae RN.
