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Dicas práticas para gerir equipes remotas com sucesso

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Sumário

A forma como atuamos e nos relacionamos com o ambiente de trabalho passou por mudanças significativas, principalmente após a pandemia de COVID-19. Embora os escritórios estejam gradualmente voltando a ficar cheios, o home office ainda é o modelo de trabalho mais utilizado pelas empresas brasileiras após quase dois anos de pandemia do coronavírus.

No entanto, é importante que gestores e colaboradores fiquem atentos aos direitos e obrigações que envolvem esses novos modelos de trabalho. A gestão de equipe é um dos principais pilares para o desenvolvimento de uma empresa bem-sucedida. Entretanto, gerenciar uma equipe remotamente envolve desafios diferentes da gestão presencial. 

A gestão do seu time foi ajustada para o trabalho remoto ou híbrido? Basicamente, gerenciar uma equipe envolve delegar e monitorar as tarefas de cada membro para garantir que os resultados desejados sejam alcançados. É papel dos gestores motivar e engajar as equipes, promovendo o alinhamento entre os colaboradores e os objetivos da empresa a fim de aumentar a produtividade. Você e seu negócio estão preparados?

Trabalho remoto: novos cenários e novos desafios de gestão 

Segundo dados recentes coletados pela plataforma Vagas.com para o Vagas for Business revelam que o regime híbrido – ou seja, o que combina presencial e remoto é o favorito dos brasileiros atualmente (43,15%). Já o trabalho totalmente remoto, conhecido como home office, foi escolhido como favorito por 30,01% dos participantes.

O modelo presencial foi claramente preterido (26,84%) de acordo com o estudo, evidenciando que empresas estão cada vez mais abertas aos modelos de trabalho flexíveis visando alinhar as expectativas com esse novo perfil de colaborador.

O papel do líder é fundamental para o sucesso de uma equipe ou organização, mas aparentemente muitos negócios ainda pecam nesse aspecto. Segundo pesquisa da KPMG, 91% dos colaboradores acreditam que os seus líderes não estão sempre alinhados com a visão e valores da empresa. Enquanto apenas 30% os veem como justos e inspiradores. 

Já de acordo com dados da Deloitte, 76% dos colaboradores que responderam a pesquisa afirmam que o desenvolvimento de lideranças é essencial para o sucesso de uma empresa. Esses números reforçam a importância de desenvolvermos uma boa gestão para impactar positivamente as equipes nesse novo contexto.

Um dos principais desafios da gestão remota de equipes é manter a comunicação efetiva, já que a distância física pode dificultar a troca de informações e feedbacks. Além disso, é preciso garantir que os colaboradores estejam motivados e engajados, mesmo estando em casa, e que as metas e objetivos sejam coerentes com essa nova realidade.

Outro desafio é coordenar projetos e garantir que as tarefas sejam entregues dentro do prazo. Por isso, é importante ter ferramentas adequadas para gerenciar equipes remotas, além de criar uma cultura de trabalho remoto eficaz que promova a integração e a colaboração entre os membros da equipe. 

Gerenciar um time – no presencial ou remotamente, traz diversas vantagens, para além de mais engajamento dos colaboradores, a redução do turnover e aumento da produtividade, no geral. Além disso, contribui para o crescimento geral da empresa. 

5 dicas para gestão de equipes remotas

Para te ajudar a melhorar o processo de gestão de equipes remotas de maneira eficiente, separamos aqui 5 principais dicas de boas práticas em gestão de equipes. Continue lendo e confira!

1 – Quebre as barreiras da comunicação e conheça sua equipe

Ao incentivar seus funcionários a ter uma comunicação mais aberta não apenas entre si, mas também com a liderança, você cria uma equipe unida e focada em cumprir prazos e superar desafios. Se durante o trabalho presencial, a comunicação já é um fator crucial na gestão, com um time remoto é necessário ter ainda mais atenção às instruções fornecidas aos colaboradores. 

Embora a comunicação breve possa ser eficiente em alguns casos, durante o home office, detalhar as instruções e encorajar questionamentos é fundamental para evitar adversidades, diminuir dúvidas e garantir que as tarefas sejam entregues dentro do prazo. 

Por isso, é importante explicar tudo e permitir que a equipe questione os processos, demonstrando compreensão, interesse e assegurando que as funções estejam alinhadas com o objetivo pretendido.

É fundamental conhecer bem as pessoas que trabalham com você para liderar com eficiência. Isso permite um maior alinhamento e promove um ambiente mais colaborativo e agradável. Para criar um ambiente em que o time se sinta confortável para dialogar você precisa:

  • Garantir que os membros da equipe se sintam à vontade para expressar sua opinião;
  • Oferecer opções para que seus funcionários tenham diferentes maneiras de se expressar;
  • Não espere que os colaboradores venham até você, pergunte como estão se sentindo em relação ao trabalho;
  • Faça disso uma rotina, reservando um período específico para perguntar se há algo para compartilhar;
  • Elabore em conjunto com o time um plano para identificar e, especialmente, lidar com desafios.

Converse regularmente com a equipe para entender o que ela precisa de você enquanto líder. Com esse conhecimento, é possível personalizar sua abordagem de liderança e criar um ambiente de trabalho mais produtivo e positivo.

2 – Alinhe as expectativas e mantenha sua porta aberta

Ser receptivo às ideias, opiniões e sugestões da equipe é uma prática inegociável para um bom gestor. Lembre-se que a comunicação deve ser sempre respeitosa e honesta, para que a equipe se sinta confortável em compartilhar suas opiniões, dificuldades e sugestões. 

Com a mudança para o trabalho remoto, é necessário que os gestores avaliem e adaptem as metas e objetivos à nova realidade, já que o ritmo de trabalho é diferente e os resultados esperados dos colaboradores precisam ser coerentes com essa nova dinâmica.

A adequação é fundamental para manter a equipe motivada e engajada em relação aos objetivos estabelecidos, já que metas irrealistas podem levar à desmotivação e queda de produtividade. Por isso, é importante que os gestores avaliem e adaptem as metas e objetivos à nova realidade do trabalho remoto. 

Ao tornar-se acessível, o líder pode identificar problemas com projetos ou entre membros da equipe com antecedência, o que é fundamental para o sucesso da empresa. 

Por isso, um bom gestor é aquele que sabe ouvir antes de responder, demonstrando respeito pelo que seus funcionários têm a dizer e se mostrando disponível para esclarecer dúvidas, receber feedbacks e dar suporte à equipe durante o trabalho remoto.

Implemente tecnologias e metodologias práticas 

Para manter os funcionários informados sobre projetos, metas e prazos em andamento no trabalho remoto, é essencial que o gestor alinhe devidamente as demandas. Para isso, adotar ferramentas e metodologias práticas podem ser determinantes para facilitar o processo de organização e acompanhamento dos projetos. 

Além de metodologias ágeis como o Scrum, existem diversas outras ferramentas e metodologias práticas que podem ser adotadas para uma boa gestão de times, como o Kanban, o Lean Six Sigma, o Design Thinking, entre outras. 

Existem hoje no mercado diversas aplicações que contam com características próprias, capazes de se adequar a projetos, atividades e equipes específicas, de acordo com a demanda. 

Por isso, avalie quais são as suas necessidades atuais e também, procure coletar algumas opiniões sobre usabilidade de cada ferramenta com os responsáveis pelo operacional. Quando se trata de recursos desse tipo para gerenciamento de equipes remotas e aumento da produtividade, alguns dos mais populares incluem:

  • Trello: plataforma de gerenciamento de projetos com atribuição de tarefas, prazos, etiquetas de priorização utilizando uma visualização de Kanban para acompanhamento do progresso.

Aproveite todo o potencial da ferramenta utilizando as dicas do Sebrae para gestão de tarefas e produtividade com o Trello

  • Slack: aplicativo de comunicação com criação de canais para diferentes equipes e projetos, mensagens diretas e chamadas de voz e vídeo.
  • Zoom: plataforma de videoconferência para realização de reuniões virtuais com compartilhamento de tela e gravação das chamadas.
  • Google Drive: plataforma de armazenamento em nuvem para compartilhamento de arquivos, documentos e planilhas com a equipe.
  • Basecamp: plataforma de gerenciamento de projetos com criação de listas de tarefas, compartilhamento de arquivos e mensagens dentro da equipe.
  • Jira: ferramenta de gerenciamento de projetos ágeis com acompanhamento de tarefas, criação de gráficos de progresso e priorização de atividades.
  • Microsoft Teams: plataforma de comunicação e colaboração com chamadas de voz e vídeo, compartilhamento de arquivos e documentos, além de integração com o Microsoft Office.

É importante que o gestor esteja sempre atento às necessidades da equipe e busque adotar as ferramentas e metodologias que melhor se adequem à realidade da empresa. 

Aposte em uma cultura de feedbacks 

No cotidiano do trabalho remoto o feedback continua sendo uma ferramenta poderosa na gestão de equipes, demonstrando que o gestor se importa com o desempenho de seus colaboradores e permite ajustes que aumentam a produtividade. É essencial monitorar os resultados individuais em tempo real para fornecer feedback rápido e corrigir a performance a tempo de atingir as metas. 

No entanto, a forma como esse feedback é dado é tão importante quanto o seu conteúdo. Para avaliações positivas, é importante aproveitar reuniões e e-mails coletivos para ressaltar esforços individuais e valorizar a equipe. Já para avaliações construtivas, é necessário chamar cada colaborador para uma conversa individual, pontuando os pontos de melhoria e oferecendo suporte para aperfeiçoar habilidades. 

Na hora de avaliar o time considere os seguintes pontos:

  • Específico: aponte comportamentos específicos e explique como eles impactam o trabalho da equipe;
  • Oportuno: ofereça feedback o mais rápido possível após o comportamento ou evento para permitir que a equipe aprenda e melhore;
  • Objetivo: mantenha o foco no comportamento ou resultado e evite fazer julgamentos pessoais;
  • Construtivo: ofereça sugestões para melhorias e enfatize o que a equipe está fazendo bem;
  • Claro: certifique-se de que a equipe compreenda suas expectativas e o que você espera que eles mudem;
  • Respeitoso: mantenha um tom respeitoso e profissional, mesmo ao fornecer feedbacks difíceis;
  • Envolva a equipe: pergunte à equipe como eles acreditam que podem melhorar e ouça suas sugestões para uma abordagem mais colaborativa.

Além de avaliar pontos de melhoria, é importante fornecer feedback positivo para reconhecer as realizações e o esforço de cada profissional. Dessa forma, mesmo com a distância física, é possível aumentar a confiança da equipe e mostrar que a gestão está acompanhando a qualidade das entregas.

Foque no seu desenvolvimento e seja exemplo

Desenvolva-se e seja um exemplo para sua equipe, mostrando pontualidade e habilidades desejadas. Invista em seu próprio conhecimento e seja um líder inspirador. Melhorar suas habilidades de liderança pode impulsionar a produtividade, motivação e engajamento da equipe, além de contribuir para o crescimento do negócio.

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Sobre o autor

Ana Débora

Ana Débora

Graduada em Administração de Empresas pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte, especialista em Gestão de Pessoas e Marketing. Atua na Unidade de Soluções e Relacionamento e é gestora das Mídias Sociais do Sebrae/RN.

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