A busca por eficiência e excelência operacional se torna cada vez mais essencial para garantir a competitividade de um negócio. Uma das ferramentas fundamentais para alcançar esses objetivos é a Modelagem de Processos de Negócios. Uma atividade estratégica que permite compreender, analisar e otimizar os fluxos de trabalho de uma organização, identificando gargalos, falhas e oportunidades de melhoria.
O objetivo primordial dessa abordagem é tornar a produção da equipe mais eficiente, eliminando desperdícios de recursos e aumentando a produtividade do negócio como um todo. Ao otimizar os processos, a empresa reflete esses ganhos positivos em sua lucratividade, maturidade de gestão e capacidade de competir no mercado.
Em um ambiente empresarial marcado pela concorrência acirrada e pela busca incessante por qualidade e eficiência, é fundamental conhecer profundamente o próprio negócio e entender como ele opera. Afinal, como gerenciar um processo se não se tem domínio sobre ele?
Contudo, é comum que surjam dúvidas durante o processo de elaboração e desenho dos fluxos de trabalho. A visualização completa dos processos, do início ao fim, é uma tarefa desafiadora sem o auxílio adequado. É aí que a modelagem de processos de negócios se mostra como uma ferramenta inestimável, permitindo a análise detalhada e aprimoramento dos processos em todas as escalas possíveis.
Acompanhe este artigo e descubra como a Modelagem de Processos de Negócios pode transformar a maneira como sua empresa opera, impulsionando-a rumo ao sucesso no mercado competitivo. Modernize seus processos, alcance a eficiência operacional desejada e garanta a sobrevivência e crescimento sustentável do seu negócio. Vamos juntos trilhar esse caminho de aperfeiçoamento empresarial!
Afinal, o que é modelagem de processos?
A Modelagem de Processos de Negócio, também conhecida como Business Process Modeling (BPM), é uma prática crucial no campo da gestão empresarial e se dedica a representar visualmente os processos que ocorrem dentro de uma organização.
Esses modelos são frequentemente criados na forma de fluxogramas ou diagramas, os quais exibem de maneira clara e intuitiva todas as etapas de um processo e suas interconexões.
Esta atividade é um pilar fundamental na implementação de estratégias de Gerenciamento de Processos de Negócios. O BPM é uma abordagem holística que abrange toda a organização, requerendo a modelagem, análise e otimização dos processos de negócios, com o intuito de aprimorar a eficiência das operações.
Fonte: Portal do Governo Federal
[link: https://www.gov.br/antaq/pt-br/assuntos/gestao-estrategica/gestao-por-processos-de-negocio-bpm]
A etapa de modelagem possibilita que os responsáveis pelos processos identifiquem cada etapa de forma visual, promovendo um entendimento mais profundo da execução dos mesmos. Isso abrange tanto o estado atual dos processos (como são atualmente) quanto o estado futuro ideal, ou seja, como se deseja que eles se tornem.
Para a criação e aprimoramento de modelos de processos de negócios, gestores podem se valer de plataformas dedicadas ao processo de BPM. Recursos como marcações e alertas podem auxiliar na aceleração dos direcionamentos e a aprimorar a comunicação entre as etapas do processo. Além disso, dados históricos podem ser utilizados para embasar decisões inteligentes na melhoria contínua dos modelos.
Quando se trata de Modelagem de Processos de Negócio, é comum que os termos “diagrama”, “mapa” e “modelo” sejam usados como sinônimos. No entanto, eles representam estágios distintos no desenvolvimento do processo, cada um adicionando diferentes níveis de informação à representação do fluxo.
Diagrama de Processo: O diagrama de processo retrata os elementos-chave do fluxo de atividades, focando nos aspectos fundamentais e omitindo detalhes menores do fluxo de trabalho.
Mapa de Processo: Um mapa de processo oferece uma visão abrangente dos componentes principais do processo, conferindo uma precisão maior do que um diagrama. Além de descrever as atividades, o mapa de processo também inclui informações sobre o relacionamento dessas atividades com outros elementos, como atores, eventos e resultados.
Modelo de Processo: O modelo de processo vai além ao fornecer um alto grau de detalhamento, exibindo os recursos envolvidos no processo, como pessoas e informações. Esse tipo de modelagem possibilita até mesmo a simulação do processo em um ambiente virtual, tornando a análise e o entendimento do processo mais aprofundados.
Princípios Fundamentais da Modelagem de Processos de Negócios
A modelagem de processos de negócios transcende seu ciclo de vida e, por isso, é crucial compreender seus princípios fundamentais, que se desdobram em nove:
- Interação entre Cliente e Organização: A interação ativa entre a organização e seus clientes é um alicerce essencial. Isso garante que os processos sejam moldados em conformidade com as necessidades e expectativas dos clientes, resultando em uma entrega de valor mais eficaz.
- Agregação de Valor para o Cliente: O foco primordial deve estar na geração de valor tangível para o cliente. Cada etapa do processo deve contribuir de maneira significativa para a satisfação e o benefício do cliente.
- Redução de Atrasos nas Trocas de Atividades: Minimizar os atrasos nas transições entre as atividades é crucial para manter o fluxo contínuo e eficiente. Isso evita gargalos e interrupções que poderiam comprometer a eficácia geral do processo.
- Evitar Automação Excessiva: Embora a automação seja valiosa, não deve ser aplicada de forma excessiva. Processos automatizados devem ser criteriosamente escolhidos, garantindo que a intervenção humana seja mantida quando necessário.
- Padronização dos Processos de Negócios: A padronização dos processos é um elemento-chave para a consistência e qualidade. Estabelecer práticas e fluxos padronizados otimiza a eficiência e facilita a compreensão dos processos.
- Antecipação das Regras de Negócios: É vital incorporar as regras de negócios nos modelos de processos. Essa antecipação possibilita a execução fluida das tarefas, minimizando a incerteza e as dúvidas.
- Aplicação de Padrões de Conformidade: Assegurar que os processos estejam alinhados com regulamentações e padrões de conformidade é crucial. Isso evita riscos legais e operacionais, mantendo a integridade das operações.
- Validação da Modelagem BPM: A validação rigorosa da modelagem BPM é uma etapa crítica. Isso garante que os modelos representem de maneira precisa a realidade dos processos e que sejam uma base confiável para análises e melhorias.
- Simplicidade no Desenho de Processos: A simplicidade é um princípio orientador. Processos complexos podem dificultar a compreensão e a execução eficiente. Portanto, buscar a simplicidade no desenho é crucial para a usabilidade e eficácia dos processos.
Afinal, por onde começar na hora de fazer a modelagem de processos do meu negócio?
Escolha da Abordagem
O primeiro passo ao aplicar a modelagem de processos de negócios é decidir a abordagem (Ciclo PDCA, Lean, Kaizen, 5S, etc) que melhor se adapta à sua organização. A escolha da metodologia orientará a seleção das ferramentas e detalhes relevantes para o processo de modelagem.
Coleta de Informações
Comece coletando informações detalhadas sobre as atividades e fluxos de trabalho que serão avaliados. Isso inclui objetivos das tarefas, regras, leis e políticas relacionadas. Quanto mais automatizada e moderna a empresa for, mais fácil será essa etapa de coleta, uma vez que muitas ferramentas auxiliam nesse processo.
Organização das Informações
Após a coleta, organize as informações em uma sequência lógica das tarefas. Isso é realizado em três níveis de modelagem. O primeiro é o diagrama, que apresenta uma visão macro do processo. O segundo é o mapa, fornecendo uma versão mais detalhada do diagrama, listando colaboradores, materiais e regras. O terceiro nível é o modelo completo, detalhado e capaz de simular o processo, revelando o que precisa ser melhorado e o que já funciona bem.
Documentação
Documente todos os detalhes, problemas, soluções e fases do processo. Essa documentação se tornará a base para as decisões futuras. Utilize uma linguagem de fácil entendimento, garantindo transparência e compartilhamento entre os envolvidos e responsáveis pelo processo.
Compartilhamento e Colaboração
Compartilhe essa documentação por meio de apresentações na organização. Isso permite que colaboradores contribuam com sugestões, esclarecimentos ou acréscimos ao processo, promovendo uma abordagem colaborativa.
Nesse momento tão decisivo, o Sebrae está aqui para ajudar!
Oferecemos diversas consultorias estratégicas e apoio técnico para negócios, auxiliando desde a elaboração de planos de negócios até a identificação de parcerias. Com a expertise do Sebrae, você pode contar com um suporte especializado para tomar decisões mais assertivas e aproveitar ao máximo as oportunidades de parcerias estratégicas para o crescimento do seu negócio.
O Sebraetec promove consultoria em diversas áreas, como design, propriedade intelectual, qualidade, produtividade, inovação e sustentabilidade, entre outras. O programa também oferece serviços de treinamento e capacitação, que podem ajudar as empresas a melhorar suas habilidades e competências em áreas específicas.
As consultorias são acessíveis para empresas de todos os setores e tamanhos, desde pequenos negócios até empresas de médio porte. O programa oferece subsídios para que as empresas possam pagar por serviços de consultoria e capacitação a preços acessíveis.
Precisa de ajuda? Conte com o Sebrae!
